Webbiotopen
Oké, dus geen losse website maar ‘online aanwezigheid’. Wat mij betreft hebben we het dan over Webbiotopen. Volgens Ecopedia is een biotoop ‘een ruimtelijk min of meer homogeen gebied. Dit gebied wordt gekenmerkt door eigenschappen die verschillen van de omgeving en wordt daarom bewoond door een typische levensgemeenschap.’
Webbiotopen zijn uniforme maar op zichzelf unieke platforms doordat ze zich onderscheiden met één specifieke (typische) functionaliteit. Een bezoeker herkent deze functionaliteit, omdat iedere webbiotoop aansluit op een behoefte van die bezoeker. De bezoeker heeft namelijk een doel: ik wil iets lezen van de overheid, ik wil aanwezig zijn bij een bijeenkomst van de overheid, ik wil solliciteren bij de overheid, ik wil iets vragen aan de overheid, ik wil iets melden bij de overheid enz.
Een duidelijk bezoekersdoel
Een webbiotoop biedt specifieke functionaliteit die aansluit op één van de bovengenoemde doelen. Bijvoorbeeld: een biotoop voor evenementen biedt ruimte voor iedere overheidsorganisatie om een gedeelte in te richten voor één of meer evenementen. Hier kan een bezoeker het proces doorlopen van wie, wat, waar en wanneer naar inschrijven, contactgegevens opgeven, bevestiging ontvangen, meer informatie ontvangen of delen achter een login en biedt de organisatie inzicht in het aantal deelnemers en de wensen of beperkingen van de deelnemers.
Andere voorbeelden van webbiotopen zijn dashboard, kennisbank, mediatheek en formulieren met ondertekenmogelijkheden. Bekijk de mogelijke functionaliteiten
Kenmerken van webbiotopen
Webbiotopen zijn dus anders dan websites, omdat ze gebouwd zijn vanuit een ander uitgangspunt: niet de organisatie staat centraal maar het doel van de bezoeker. Een Webbiotoop heeft altijd de volgende kenmerken:
- Eén doel waarop de functionaliteit volledig op wordt afgestemd en geoptimaliseerd.
- Iedere overheidsorganisatie kan één of meer gedeelten inrichten in het kader van het doel.
- De functionaliteit is geoptimaliseerd voor de bezoeker én de beheerder/redacteur van de overheidsorganisatie.
- Eén installatie waarop iedere overheidsorganisatie kan aansluiten via een gestandaardiseerd proces.
- Gehost op een Rijkscloud of Rijksplatform.
- Naar verhouding veel meer content dan functionaliteit.
- Beheer, doorontwikkeling, UX, communicatie en projectmanagement zijn samengebracht in één ontwikkelteam.
- Training voor contentbeheerders en functioneel beheerders die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van het eigen organisatiedeel.
- Gebouwd met open source-software én open source beschikbaar gesteld en ontwikkeld volgens de geldende coding standards en design systems.
- Voorzien van monitoring om het gebruik inzichtelijk te maken.
- Voldoet aan alle wet- en regelgeving voor veiligheid, toegankelijkheid en archivering.
- Een community waarin de overheidsorganisaties gezamenlijk de roadmap bepalen, kennis uitwisselen en informatie vastleggen.
- Publieke communicatie over de ontwikkelingen rondom de webbiotoop.
- Minder CO2-uitstoot voor dezelfde hoeveelheid content.
Stel, er is een eerste Webbiotoop in bedrijf bij de overheid. Hoe kan ik daar dan gebruik van maken wanneer ik als ambtenaar mijn informatie langs deze weg online wil ontsluiten?
- Neem contact op met het beheer- en ontwikkelteam van deze Webbiotoop. Hierbij geef je aan wat het doel is, wie de doelgroep en wat de houdbaarheid is van de informatie. Ook vertel je welke collega's er nog meer redactierechten mogen ontvangen.
- Aan de hand van je gegevens wordt er een ruimte binnen de Webbiotoop aangemaakt, zeg binnen 48 uur.
- Je ontvangt inloggegevens, minimaal via Twee Factor Authenticatie, maar het kan ook via een Single Sign On.
- Je voorziet de ruimte van de beschreven inhoud en aanverwante instellingen (afzender, verwijzingen, verschijningsvorm enz.). Hierbij geeft de Webbiotoop richting wanneer het gaat om de toegankelijkheid van de inhoud.
- Op het moment dat de informatie gereed is, publiceer je deze zelf. De ruimte kan ontsloten worden op in ieder geval 2 manieren: via de website van jouw organisatie en in de index van de Webbiotoop. Daarnaast is promotie natuurlijk mogelijk via alle andere kanalen van de overheid en via social media.
- Het beheer- en ontwikkelteam geeft toegang tot de statistieken en geeft tips over het verbeteren van de informatie of het (vergroten van het) bereik).
- Aan het eind van de houdbaarheidstermijn wordt in overleg bepaald of de informatie kan worden gedepubliceerd en uiteindelijk verwijderd. Omdat de Webbiotoop zo is ingericht, zal de informatie altijd terug te vinden zijn in het archief en uiteindelijk ook worden bewaard in het Nationaal Archief.
In de basis geen probleem
Nu wil ik hier niet pleiten voor het opheffen van alle bestaande overheidswebsites en die te vervangen voor een aantal Webbiotopen. Met name de ‘corporate websites’ van overheidsorganisaties zijn en blijven van belang: hier staat informatie die ‘eigen’ is aan de organisatie en haar missie. Nu zijn de basiseigenschappen van alle overheidswebsites bijna identiek. Of je nu naar een website kijkt van een waterschap, gemeente, ministerie of uitvoeringsorganisatie: ze hebben allemaal pagina’s in verschillende vormen - inhoud, nieuws, agenda, vacatures, contact - en deze pagina’s zijn opgebouwd met dezelfde elementen: koppen, paragrafen, lijsten, tabellen, video enz. Dit soort websites voldoen over het algemeen behoorlijk aan bovengenoemde wet- en regelgeving.
Waar het vaak lastig wordt, is wanneer er een website gevraagd wordt waarbij de wens niet als ‘basis’ beschouwd kan worden: complexe formulieren met authenticatie gekoppeld aan zaaksystemen, de afzender (en design) is niet alleen de overheidsorganisatie maar een samenwerkingsvorm, uitlezen en tonen van informatie uit specifieke datasets enz.
De ongewenste - maar begrijpelijke - reflex
De reflex is hier om - wanneer ‘corporate’ dit niet (snel) kan leveren - zelf iets te bouwen of een bureau te vragen iets neer te zetten. Hiermee wordt op korte termijn voorzien in een (meestal eigen) behoefte, maar wordt de lange termijn en de overheidsomgeving waar men zich in bevindt, vaak overgeslagen. Met vaak als gevolg:
- Een onduidelijk doel.
- Rol van afzender onduidelijk, eigenaarschap niet vastgelegd.
- Niet nagedacht over lifecycle: wanneer wordt deze website offline gehaald.
- Voldoet onvoldoende aan wet- & regelgeving en veel discussie en onwil om deze stappen nog te zetten (‘We hebben toch al gemaakt wat we wilden? Iedereen die hier belang bij heeft, is al tevreden…’).
- Voldoet niet aan de organisatie-eigen afspraken over gebruik van CMS, redactiestatuut, domeinnaambeleid, hosting, enz.
Deze reflex is ongewenst al is deze wel te begrijpen. Men heeft een taak gekregen maar men heeft niet de ondersteuning of tooling om deze taak uit te voeren. Een klein voorbeeld: er moet een campagne ontwikkeld worden. Hiervoor doen we een aanbesteding met daarin aangegeven wat het resultaat moet zijn. De winnende inschrijver - waarschijnlijk een mediabureau - stelt een campagne voor met Abri’s, folders, media-aandacht en ook een eenvoudige website in dezelfde stijl als de andere campagnemiddelen. Snel geregeld, maar wat is het gevolg? Een website die niet voldoet aan wet- en regelgeving, toegankelijkheid, archivering enz. Deze stonden allemaal namelijk niet in de aanbestedingsvraag, want er werd gevraagd om een campagne en niet om een website…
Minder eigenwijs en meer vanuit standaarden
En hier komen de Webbiotopen om de hoek kijken. Webbiotopen zijn juist voor situaties waarin het qua tijd en geld niet haalbaar is om dit voor iedere organisatie en bij iedere vraag het ‘helemaal goed’ te doen. In het geval van het voorbeeld zou je een Webbiotoop voor campagnes kunnen ontwikkelen waarbij er veel vrijheid is voor het plaatsen van een campagne-eigen logo, lettertype, kleur en beeld. En wanneer een mediabureau een website voorstelt, wordt deze niet door het mediabureau zelf ontwikkeld maar kan de opdrachtgever een gedeelte van de Campagne-Webbiotoop (laten) inrichten. De opdrachtgever weet zich hiermee verzekerd dat enerzijds het campagnedoel gehaald wordt en anderzijds dat toegankelijkheid, lifecycle, webarchivering, monitoring enz. allemaal goed geregeld is. Zaak is wel dat alle betrokkenen zich conformeren aan de mogelijkheden die de Webbiotoop op dat moment biedt en de eisen die het stelt aan de vormgeving (denk aan afbeeldingsformaten, bestandstypen enz.).